Pflichtenheft bei Einführung einer Software für Unternehmen

Pflichtenheft

Wenn wir Software-Lösungen für ein Unternehmen auswählen, besteht der erste Schritt in der Erstellung eines Pflichtenheftes. Ein Pflichtenheft ist ein Anforderungskatalog. Es verschafft dem Unternehmen Klarheit über seine gegenwärtigen Prozesse. Das Pflichtenheft dient dem Anbieter zudem als Grundlage für seine Arbeit. Mit dem Pflichtenheft können Anbieter herausfinden, ob ihre Software die Anforderungen des Unternehmens erfüllt und wie die Software im Unternehmen eingeführt wird. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie ein solches Pflichtenheft aussehen kann und welchen grundlegenden Aufbau wir für ein Pflichtenheft empfehlen.

Was gehört in ein Pflichtenheft?

Man kann ein Pflichtenheft in vier Abschnitte unterteilen.

1. Zielsetzung: Am Beginn des Pflichtenhefts ist die Zielsetzung definiert. Was als Ergebnis erreicht werden soll, sollte zum Beginn jedem klar und verständlich erklärt werden. Zusätzlich erläutern wir im ersten Abschnitt auch den Zweck des Pflichtenhefts.

2. Ist-Zustand: Vor Einführung einer neuen Software ist es wichtig, den Ist-Zustand zu ermitteln. Wir prüfen aus diesem Grund vorab, wer welche Aufgaben derzeit im Unternehmen erfüllt und wie sich die Aufgaben nach Einführung einer neuen Software verändern würden. Dazu klären wir zum Beispiel die folgenden Fragen: Wer kalkuliert, erstellt und verfolgt die Angebote nach? Wer beschafft das zugehörige Material? Wer legt die Technologie fest? Wer schreibt am Ende die Rechnungen?

3. Projektablauf: Der Projektablauf ist dann besonders wichtig, wenn die Umstellung ein größeres Team betrifft. Hier wird erörtert, wie die neue Software in das Unternehmen eingeführt werden soll und welche Daten wie übernommen werden. Besonders wichtig ist dies, wenn es zuvor verschiedene Softwarelösungen als Insellösungen im Unternehmen gab – zum Beispiel Excel oder eine separate Software für die Lagerhaltung. Alle Daten müssen ordentlich zusammen geführt werden. Nach Einführung der neuen Software gibt es dann eine zentrale Datenverwaltung – man spricht von einer integrierenden Lösung.

4. Soll-Zustand: In diesem Abschnitt wird erklärt, wer welche Aufgaben wie nach der Einführung der neuen Software ausführt. Hat man zuvor eine ordentliche Ist-Analyse durchgeführt, weiß man an dieser Stelle auch, welche Mitarbeiter in welchen Bereichen geschult oder neu eingewiesen werden müssen.

Diese vier Abschnitte sollten in einem Pflichtenheft vorhanden sein. Wie man sie anordnet, hängt von der Zielstellung ab. Je nachdemn welche Schritte man wann vollzieht, kann der Aufbau eines Pflichtenheftes variieren. Als Beispiel zeigen wir Ihnen hier den Aufbau eines Pflichtenheftes für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bei einem Unternehmen.

Beispiel eines Pflichtenheftes

Pflichtenheft zur Einführung ELOprofessional

1 Allgemeine Informationen
1.1 Intro
1.2 Zielsetzung
1.3 Zweck dieses Dokuments

2 Projektablauf
2.1 Projektteam
2.2 Ziele der Geschäftsleitung

3 Implementierungskonzept

4 Datenübernahme

5 Aufnahme der Anforderungen und Ist-Situation an den Arbeitsplätzen
5.1 Prozess eingehende Lieferscheine
5.1.1 Betroffene Dokumente und Belege
5.1.2 Dokumentation
5.2 Prozess eingehende Rechnungen
5.2.1 Betroffene Dokumente und Belege
5.2.2 Dokumentation
5.3 Prozess Ausgangsbelege
5.3.1 Dokumentation
5.3.2 Ablageorganisation
5.4 Ausgangs-Lieferschein
5.5 Ausgangsrechnungen
5.6 Fertigungspapiere
5.6.1 Change Request zur Ablage der Fertigungsaufträge

6 Ansprechpartner

Startbild: © madgooch – Fotolia.com

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>