Lösung für Fernmeldebau: Angebotsmanagement – Angebote effektiv erstellen und managen

Telecommunication tower

Vor kurzem berieten wir ein Unternehmen im Fernmeldebau zum Thema Angebotsmanagement. Das Unternehmen wollte das Erstellen und Verwalten der eigenen Angebote besser organisieren und verwalten.

Ist-Situation: Viele Insellösungen und hoher Zeitaufwand

Bei der Angebotserstellung ging das Unternehmen bisher so vor:

  1. Nachdem das Unternehmen eine Anfrage erhielt, wurde diese Anfrage in einer Excel-Tabelle erfasst.
  2. In einer weiteren Excel-Tabelle wurden die entsprechenden Werte hinterlegt und eine erste Kalkulation des Angebots durchgeführt.
  3. Anschließend erstellte man das Angebot in einer Word-Datei und verschickte es an den Interessenten.
  4. Bei Anpassungen an dem Angebot wurde ein neues Word Dokument angelegt und das geänderte Angebot erneut abgespeichert.
  5. Kam es zum Auftrag wurden die Daten des Kunden in ein Warenwirtschaftssystem übertragen.

Uns fiel sofort auf, dass viele der Informationen in verschiedenen Systemen verwaltet wurden. Die Mitarbeiter des Unternehmens verbrachten somit sehr viel Zeit damit, alle für sie relevanten Informationen zusammen zu suchen. Erst danach konnten sie die eigentliche Arbeit ausführen.

Als ein Beispiel möchten wir das Nachfassen der Angebote erwähnen. Das Unternehmen arbeitete in diesem Bereich sehr konsequent, allerdings auch mit einem großen Zeitaufwand. Denn wenn mehrere korrigierte Angebote an den Interessenten verschickt wurden, mussten sich die Mitarbeiter erst in den Angebotsverlauf einarbeiten und dabei mehrere Dokumente öffnen, um die Änderungen nachvollziehen zu können.

Lösung: Datenkonsistenz mit Hilfe einer Software gewährleisten

Unser Ziel war es somit, die Prozesse des Angebotes in einer Maske abzubilden. Denn nach unserer Kalkulation benötigten die Mitarbeiter des Unternehmens zusätzlich 5 bis 8 Stunden von der Angebotserstellung bis zum Auftrag, nur um die entsprechenden Informationen zwischen den jeweiligen Schritten zusammen zu suchen.

Wir fanden eine einfach Lösung für das Unternehmen: eine Software, mit der eine durchgängige Datenkonsistenz gewährleistet wurde. Alle Daten, die einmal erfasst wurden, konnten von jedem Mitarbeiter weiter verwendet und ergänzt werden. Dadurch war es möglich, Änderungen an den Angeboten mit einem Blick zu erfassen und leicht nachzuvollziehen. Alle weiteren Schritte, wie zum Beispiel das Nachtelefonieren nach Angebotsabgabe, können von nun an noch schneller abgearbeitet werden.

Startbild: © nirutft – Fotolia.com

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